Ein BarCamp ist eine Ad-hoc-Nicht-Konferenz (engl. Un-Conference), die aus dem Bedürfnis heraus entstanden ist, dass sich Menschen in einer offenen Umgebung austauschen und voneinander lernen können. Es ist eine Veranstaltung mit Diskussionen, Präsentationen und Interaktion der Teilnehmer untereinander.

Jeder, der etwas beizutragen hat oder etwas lernen will, ist willkommen und herzlich eingeladen mitzumachen.

Für den Fall, dass Sie mitmachen, stellen Sie sich darauf ein, sich mit anderen BarCampern auszutauschen.

Teilnehmende sollten entweder eine Präsentation oder eine Session abhalten oder sonst dabei mithelfen, zum Gelingen der Veranstaltung beizutragen. Der Ablaufplan für sämtliche Präsentationen wird erst am Tag selbst erstellt. Man kann sich vorab vorbereiten, sollte aber früh am Tag erscheinen, um sich einen Platz im Zeitplan zu sichern. Die anwesenden Teilnehmer wählen die Demos bzw. Präsentationen aus, die sie sehen wollen.

Alle Präsentatoren sind dafür verantwortlich, dass sämtliche Mitschriften, Folien, Audio- und Videodaten ihrer Präsentationen im Web veröffentlicht werden, zum Nutzen sowohl der Teilnehmer als auch derjenigen, die nicht selbst anwesend sein können.

In einer Opening Session stellen sich die Teilnehmer zu Beginn kurz vor. Meist mit drei selbst gewählten Stichworten, den Hashtags. Anschließend präsentiert jeder, der selbst einen Vortrag halten oder eine Diskussionsrunde einbringen möchte, sein Thema.

Dabei kann das ein Vortrag oder auch eine offene Frage sein. Die anderen Teilnehmer geben per Handzeichen bekannt, ob sie dieser Vorschlag interessiert.

Der Gastgeber des BarCamps entscheidet daraufhin, ob und in welchem Raum er diese Session anbietet.

Anschließend verteilt er auf einem sogenannten Grid die Sessions über den Tag und die vorhandenen Räume. Dieser Sessionplan wird dann an gut sichtbaren Stellen aufgehängt oder digital veröffentlicht.

Zum Schluss eines BarCamps gibt es eine Feedbackrunde oder Zusammenfassung des Tages.